Controlando gastos operativos en la oficina

Se nos va el dinero casi sin darnos cuenta. Sucede que muchos empleados no valoran la economía de la empresa. Traen sus celulares y laptops a cargarlos en la oficina, imprimen hojas y hojas que nada tienen que ver con su trabajo, hacen llamadas innecesarias, en fin, hallan una y mil formas para beneficiarse de los recursos de la empresa. Y al final de cada mes se siente la pegada en la empresa.

En papelería

• Crear ficheros electrónicos en lugar de los viejos ficheros de papel. No sólo requieren de un gasto extra para comprar hojas, sino también, nos vemos en la necesidad de adecuar un espacio para utilizarlo como archivero. Que toda la información vital para la empresa se digitalice.
• Designar a una persona como la encargada de logística, para que administre el uso de las hojas, fólderes y otros artículos de oficina. Él deberá dar cuenta del correcto uso del material entregado.

En impresión

• Recomendar a los colaboradores imprimir lo indispensable. Para enviar información a otros compañeros o áreas no es necesario el papel. Con un correo electrónico basta.
• Crear usuarios personalizados en el sistema de las computadoras de la empresa, para evitar que todos los colaboradores tengan acceso a la impresora. Sólo unos cuantos podrán hacer uso de ella.

En mensajería externa

• Nuevamente insistimos que debemos enviar por mensajería lo estrictamente necesario. Existen documentos que se envian a otras empresas (como proformas o avisos) que fácilmente se pueden realizar vía correo electrónico.
• El encargado de logística debe ser incisivo con el material que se envía al servicio de mensajería. Debe procurar que sólo los documentos o material urgentese envíe automáticamente al servicio de mensajería. Los materiales que no son urgentes se pueden almacenar para enviarlos luego de forma grupal, y así ahorrar costos.

En software

• Sólo se deberán instalar los programas necesarios para cada área de la oficina. La personalización de los usuarios es fundamental para el buen funcionamiento de esta estrategia.
• Evitar que los usuarios descarguen programas de Internet. Se deberán utilizar filtros cuyo código esté en manos de un administrador. Esto para evitar que las computadoras de la empresa se llenen de virus, y tener que recurrir constantemente al servicio técnico externo.

En energía

• No utilizar el aire acondicionado en otoño y primavera. Tenemos una temperatura agradable durante casi todo el año en el país, así que eso no será un problema en la oficina. En verano, deben abrirse todas las ventanas para así consumir menos energía con el aire acondicionado.
• No dejar las luces de la oficina encendidas luego que todos se han marchado a casa. Hay quienes dejan las luces encendidas para evitar el ingreso de delincuentes. La iluminación no ahuyentará a los ladrones. Es una medida que no es efectiva.
• Que las computadoras tengan el software instalado para el ahorro de energía. Así, cuando se deja de usar por algunos minutos, pasa a estado de hibernación ahorrando gran cantidad de electricidad.

En el local

• Si la oficina es amplia, y cuenta con espacios como salas de reuniones o cafetería que no son utilizados rutinariamente, pueden alquilarse eventualmente a otras empresas que requieran esos espacios.
• Estar atento al mercado inmobiliario, viendo que otras opciones más económicas Así, podremos negociar con el arrendatario en igualdad de ocasiones, asegurándole que existen otras oficinas de iguales dimensiones por un pago de alquiler menor.

Vía: ehowenespanol.com / blog.sage.es

Foto: locompras.es