Qué tareas de marketing deberías dejar de gestionar por email
Centraliza briefs, aprobaciones y cambios para evitar duplicidades, pérdidas de información y retrasos en las entregas.
El email sigue siendo una herramienta útil para comunicarse con clientes, proveedores o personas externas al equipo. El problema aparece cuando se convierte también en gestor de proyectos, sistema de aprobaciones, archivo de briefs y lugar donde controlar cambios. Ahí empiezan las cadenas interminables, los “¿me reenvías la última versión?” y las tareas que nadie sabe exactamente en qué punto están.
En marketing, donde una campaña puede involucrar contenidos, diseño, paid media, CRM, redes sociales o eCommerce, utilizar el correo para coordinar cada paso puede generar más ruido que orden. No se trata de abandonar el email, sino de identificar qué conversaciones deberían transformarse en procesos visibles, con responsables, fechas y estados claros.
Briefs, peticiones y aprobaciones necesitan algo más que un email
Una de las primeras tareas que conviene sacar de la bandeja de entrada son los briefs de marketing y creatividad. Cuando una solicitud llega simplemente como un correo del tipo “necesitamos una creatividad para el viernes”, es fácil que falte información: formato, objetivo, público, canal, medidas, referencias, presupuesto o responsable de aprobación.
La alternativa es convertir estas peticiones en un proceso estructurado de entrada. Por ejemplo, mediante un formulario en el que sea obligatorio completar la información necesaria antes de enviar la solicitud. De este modo, el equipo creativo recibe siempre un briefing comparable y evita invertir tiempo en perseguir datos que deberían haber estado disponibles desde el principio.
Esta lógica también funciona para solicitudes internas. WorkForms de Monday, por ejemplo, permite crear formularios cuyas respuestas se incorporan directamente a los tableros de trabajo como nuevos elementos. Así, una petición puede pasar de ser un correo aislado a convertirse automáticamente en una tarea visible, asignable y trazable.
Otra candidata clara son las aprobaciones de contenidos y creatividades. En una cadena de email pueden convivir comentarios de cinco personas, tres archivos diferentes y mensajes contradictorios como “por mí está bien” y “esperad, faltan cambios”. El resultado habitual es que alguien termine preguntando cuál es realmente la versión definitiva.
En estos casos resulta más eficiente trabajar con un flujo que marque fases como pendiente, en producción, en revisión, requiere cambios y aprobado. Monday orienta precisamente parte de su solución para equipos de marketing a centralizar solicitudes y procesos de aprobación, además de mantener versiones y comentarios relacionados con los archivos dentro del contexto de trabajo.
También deberían salir del email las correcciones y rondas de feedback. Un “cambia el titular”, otro mensaje con “mejor vuelve al anterior” y una tercera persona respondiendo sobre una versión antigua es una receta bastante eficaz para perder tiempo. El feedback funciona mejor cuando está asociado directamente a la tarea o entregable al que hace referencia.
Cambios, recordatorios y seguimiento tampoco deberían vivir en la bandeja de entrada
Otro problema habitual son los cambios de última hora. Una campaña estaba prevista para el martes, pasa al jueves, cambia el presupuesto y además hay que modificar una landing. Si cada modificación se comunica mediante un nuevo correo, el equipo necesita reconstruir constantemente cuál es la situación actual.
En un sistema de gestión de trabajo, el cambio se realiza sobre la propia tarea y el estado actualizado queda visible para todos. Esto reduce el riesgo de que alguien siga trabajando con información que dejó de ser válida tres emails atrás.
Algo parecido ocurre con los recordatorios. Mensajes como “recuerda enviarme esto mañana”, “¿cómo va el diseño?” o “¿tenemos ya la aprobación?” consumen tiempo y, además, convierten a una persona en responsable de perseguir continuamente al resto del equipo. Buena parte de este seguimiento puede automatizarse.
Las automatizaciones de Monday permiten establecer reglas basadas en disparadores, condiciones y acciones, por ejemplo actualizar elementos, enviar notificaciones o mover tareas cuando cambia un determinado estado. De esta forma, parte del seguimiento rutinario deja de depender de que alguien recuerde escribir otro correo.
También conviene replantear los emails cuya única finalidad es preguntar “¿cómo va esto?”. Si para conocer el estado de una campaña es necesario escribir a tres personas, probablemente el problema no sea de comunicación, sino de visibilidad. Un tablero compartido puede mostrar de un vistazo quién tiene cada tarea, qué está pendiente y dónde existe un bloqueo.
Lo mismo sucede con la asignación de responsabilidades. El clásico correo dirigido a seis personas con un “¿alguien puede encargarse?” puede acabar con dos personas haciendo lo mismo o, peor todavía, con ninguna haciéndolo. Una tarea debería tener un responsable identificable y una fecha de entrega concreta.
Las campañas también suelen generar decenas de documentos: briefs, copys, banners, presupuestos, presentaciones y diferentes versiones de una misma creatividad. Guardarlos exclusivamente como adjuntos repartidos entre cadenas de correo dificulta encontrar después el archivo correcto. Asociarlos a la tarea o proyecto correspondiente facilita conservar el contexto y seguir la evolución de cada entregable.
El correo sigue teniendo sentido para enviar información, mantener determinadas conversaciones o comunicarse con personas externas. Pero cuando un mensaje contiene una tarea, un responsable, una fecha, una aprobación o un cambio de estado, probablemente ya no estamos ante un simple email, sino ante una parte de un flujo de trabajo.
Trasladar ese tipo de tareas a herramientas como Monday.com permite convertir conversaciones dispersas en procesos visibles y trazables, especialmente cuando intervienen varios perfiles o existen diferentes fases de aprobación. La propia plataforma plantea sus flujos para marketing alrededor de campañas, solicitudes, aprobaciones y automatizaciones que reducen la comunicación manual repetitiva.
La pregunta útil antes de mandar el siguiente correo interno sería sencilla: ¿esto necesita una respuesta o necesita seguimiento? Si necesita seguimiento, probablemente exista una forma más ordenada de gestionarlo que añadir otro mensaje a una cadena de 27 respuestas.
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